Secretariat

事務局運営

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イベントは開催当日の運営だけではなく、事前の準備や情報の取りまとめなどのバックヤード業務にも多大な労力を要します。
フィールドではそのようなイベントに付帯した各種事務局業務の代行サービスを行っており、イベントの準備~開催後の処理まで、全工程に渡ってお客様のイベント制作業務をフルサポートいたします。
具体的には、情報管理、データベース作成、受付窓口、問い合わせ窓口、インバウンド・アウトバウンド業務、報告書作成などのノンコア業務をアウトソーシングしていただくことで、ご担当者様が本来推進すべきコア業務に集中でき、人件費と時間コストを削減、情報の一括集約が実現可能です。

01イベント参加者向けエントリー受付事務局

イベント開催事務局

ご要望
1.エントリーはWEBからの申し込み
2.参加者情報の取りまとめ~参加証の発送まで
設置時期
イベント開催2〜3ヶ月前
事務局業務
イベント開催に向けた準備
対応業務詳細
  • ・インフラの整備(電話・FAX回線架設・メールアドレス取得)
  • ・エントリー受付
  • ・日報作成、納品(エントリー情報のデータ化)
  • ・インバウンド、アウトバウンド対応(履歴記録)
  • ・参加者情報のデータベース作成・管理
  • ・参加証の発行・郵送

02採用募集広告出稿後の応募者受付事務局

採用支援事務局

ご要望
1.応募者受付から一次面接案内までの代行
2.応募者総数見込みは約300名
設置時期
採用募集広告出稿の2〜3ヶ月前
事務局業務
採用面接会の運営
対応業務詳細
  • ・インフラの整備(電話回線架設・メールアドレス取得)
  • ・応募受付(採用WEBサーバーからのDL)
  • ・応募者情報管理
  • ・インバウンド、アウトバウンド対応(履歴記録)
  • ・専用管理システムの操作代行
  • ・面接スケジュール調整
  • ・応募状況把握、お客様担当者との定例情報共有

03キャンペーン事務局(抽選で記念イベントにご招待)

キャンペーン事務局

ご要望
1.ハガキでの応募受付
2.応募者総数見込みは約10,000名
3.キャンペーン期間は約2ヶ月
設置時期
キャンペーン広報の2ヶ月〜1ヶ月前
事務局業務
記念イベントの制作、施工、運営
対応業務詳細
  • ・インフラの整備(私書箱の設置、電話回線架設)
  • ・応募受付(ハガキにて)
  • ・週報作成、納品(個人情報、応募数のデータ化)
  • ・インバウンド、アウトバウンド対応(履歴記録)
  • ・抽選作業
  • ・当選通知

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